上手に断れなくて辛い

お疲れさまです。このお仕事のことなんて誰にも相談出来ないので、こちらに失礼します。長文なので、お時間の空いている時にでもご回答いただけると幸いです。
先日、月2回ほど通ってくださる遠方の本指名の方に「コロナで東京には行けないからコッチ（本指名の方が住む県）に来てほしい」と言われました。
もちろん、店外はタブーなので一度目は「東京から私が行くのも危なくないですか？」と言ってやんわり断り、それでも引き下がっていただけなかった為「他のお客さんに失礼だからお泊まりは難しいかな…ごめんなさい…」と言って断ったところ、「他の人と同列だと言われて断られたのが悲しいです。でも、確かに貴方の対応が正しいので、迷惑をかけた自分は暫く貴方から距離を取りますね」と言ったような返答が来ました。
この返答を受けて、私は何と言って断るのが正解だったのか悩んで悩んでたくさん泣いてしまいました…
別に傷つけたかったわけじゃないのに、二回目の断り文句もどうしようか悩んだ末に慎重に打ったものだったので、気持ちが伝わらずに傷つけてしまって本当に申し訳ないですし、悲しいです…
多分このお客さんはもう会いに来てくれないと思うのですが、今後の為に良い店外の断り方を教えてほしいです…
また、今回メールのやり取りをしていた為、このようなプライベートのお誘いが発生してしまったのですが、同じような事が起きないようにメールでのやり取りはやめた方がよろしいのでしょうか？やめた方が良い場合、角の立たないメールを閉じる言い訳？も教えていただけると嬉しいです。
よろしくお願いいたします。